Automatisierung des Rechnungslaufs durch KSeF: 10 schnelle Verbesserungen
Eine Liste schneller Verbesserungen, die den Aufwand bei der Rechnungsbearbeitung und die Fehleranzahl sofort reduzieren.
Wo verschwenden Sie am häufigsten Zeit?
In den meisten Unternehmen ist das manuelle Kopieren von Daten und E-Mail-Kontakten bei fehlenden Dokumenten die größte Zeitverschwendung.
Nach KSeF verschwinden diese Probleme nicht automatisch. Sie müssen aktiv als Workflow umgestaltet werden.
- •Manuelles Hinzufügen von Auftragnehmerdaten.
- •Keine automatische Fallzuordnung.
- •Unklare Dokumentstatus.
10 Verbesserungen mit schnellem ROI
Die besten Ergebnisse werden durch kleine, aber systemische Veränderungen erzielt. Es ist nicht notwendig, alle auf einmal umzusetzen, wichtiger sind die Reihenfolge und die Messung der Wirkung.
Beginnen Sie mit Elementen, die die Anzahl der Ausnahmen reduzieren und die Bearbeitungszeit eines einzelnen Dokuments verkürzen.
- •Automatische Datenprüfung vor dem Versand.
- •Standardisierte Dokumentenstatus.
- •Priorisierte Ausnahmewarteschlange.
- •Benachrichtigungen an den Prozessinhaber.
- •Automatische Zuordnung zu einem Account Manager.
- •Standardregeln für die häufigsten Fälle.
- •Fehler-Dashboard nach Ursache.
- •Betriebschecklisten im System.
- •Wöchentlicher Bounce-Bericht.
- •Monatliche Retrospektive und Verbesserung der Regeln.
So erhalten Sie die Wirkung
Automatisierung verliert schnell ihre Wirksamkeit, wenn niemand für deren Aufrechterhaltung verantwortlich ist. Es sind ein Prozessverantwortlicher und eine regelmäßige Überprüfung der Kennzahlen erforderlich.
Nur dann führen Verbesserungen nicht zu einer weiteren Ebene des Chaos.
- •Prozessverantwortlicher auf Geschäftsseite.
- •Monatliche KPI-Überprüfung.
- •Rückstand an Verbesserungen mit Prioritäten.