Automatyzacja obiegu faktur po KSeF: 10 szybkich usprawnień
Lista szybkich usprawnień, które od razu obniżają koszt obsługi faktur i liczbę błędów.
Gdzie najczęściej tracisz czas
W większości firm największą stratą czasu jest ręczne przepisywanie danych i kontakt mailowy przy brakach w dokumentach.
Po KSeF te problemy nie znikają automatycznie. Trzeba je aktywnie przeprojektować w formie workflow.
- •Ręczne dopinanie danych kontrahenta.
- •Brak automatycznego przypisania do sprawy.
- •Niejednoznaczne statusy dokumentów.
10 usprawnień o szybkim ROI
Najlepszy efekt dają drobne, ale systemowe zmiany. Wdrożenie wszystkich naraz nie jest konieczne, ważniejsza jest kolejność i pomiar efektu.
Zacznij od elementów, które redukują liczbę wyjątków i skracają czas obsługi pojedynczego dokumentu.
- •Automatyczny check danych przed wysyłką.
- •Standaryzowane statusy dokumentów.
- •Kolejka wyjątków z priorytetami.
- •Powiadomienia do właściciela procesu.
- •Automatyczne przypisanie do opiekuna klienta.
- •Reguły domyślne dla najczęstszych przypadków.
- •Dashboard błędów według przyczyny.
- •Checklisty operacyjne w systemie.
- •Raport tygodniowy odrzuceń.
- •Retrospektywa i poprawa reguł co miesiąc.
Jak utrzymać efekt
Automatyzacja szybko traci skuteczność, jeśli nikt nie odpowiada za jej utrzymanie. Potrzebny jest właściciel procesu i cykliczny przegląd metryk.
Tylko wtedy usprawnienia nie zamieniają się w kolejną warstwę chaosu.
- •Właściciel procesu po stronie biznesu.
- •Miesięczny przegląd KPI.
- •Backlog usprawnień z priorytetami.